Wiederholungsrechnungen: Automatisch wiederkehrende Rechnungen erstellen
Sie stellen jeden Monat die gleiche Rechnung an denselben Kunden? Mit Wiederholungsrechnungen sparen Sie sich diesen wiederkehrenden Aufwand. Erfahren Sie, für wen sich diese Funktion lohnt und wie Sie sie in Meine Faktura Cloud einrichten.
Was sind Wiederholungsrechnungen?
Eine Wiederholungsrechnung (auch Serienrechnung oder automatische Rechnung) ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen automatisch erstellt wird. Sie definieren einmal die Rechnungspositionen, den Kunden und das Intervall – und das System erinnert Sie an die Fälligkeit oder erstellt die Rechnung automatisch.
Im Gegensatz zu einer Dauerrechnung (eine einzige Rechnung, die über Monate gilt) erzeugt eine Wiederholungsrechnung für jede Periode eine neue, eigenständige Rechnungmit eigener Rechnungsnummer. Das ist besonders wichtig für:
- Vorsteuerabzug: Ihr Kunde erhält für jede Periode einen eigenständigen Beleg
- GoBD-Konformität: Jede Rechnung hat eine eigene, fortlaufende Nummer
- Buchhaltung: Klare Zuordnung zu Monaten/Quartalen für EÜR und USt-Voranmeldung
Für wen sind Wiederholungsrechnungen sinnvoll?
Wiederholungsrechnungen lohnen sich für alle Unternehmen, die regelmäßig die gleiche Leistung an denselben Kunden abrechnen. Typische Anwendungsfälle:
Vermieter & Hausverwaltungen
Monatliche Mietrechnungen mit immer gleichen Positionen (Kaltmiete, Nebenkosten, Stellplatz).
MonatlichIT-Dienstleister & Agenturen
Hosting-Gebühren, Support-Verträge, Wartungspauschalen oder monatliche Retainer-Vereinbarungen.
Monatlich / QuartalsweiseHandwerker mit Rahmenverträgen
Regelmäßige Wartungen (z. B. Heizungswartung, Aufzugsprüfung) mit festen Pauschalen.
Quartalsweise / JährlichKfz-Werkstätten
Flottenverträge mit monatlicher Pauschale für Inspektion und Verschleißteile.
MonatlichMaschinenvermieter
Langzeitvermietungen mit wöchentlicher oder monatlicher Abrechnung.
Wöchentlich / MonatlichCoaches, Berater & Trainer
Monatliche Coaching-Pakete, Beratungs-Retainer oder laufende Schulungsverträge.
MonatlichSoftware & SaaS-Anbieter
Lizenzgebühren, Abo-Rechnungen oder nutzungsbasierte Abrechnungen.
Monatlich / JährlichReinigungsfirmen
Regelmäßige Gebäudereinigung, Büroreinigung oder Winterdienst-Pauschalen.
Wöchentlich / MonatlichVerfügbare Intervalle
In Meine Faktura Cloud können Sie folgende Wiederholungsintervalle wählen:
| Intervall | Beschreibung | Typische Anwendung |
|---|---|---|
| Wöchentlich | Rechnung jede Woche | Kurzfristige Mieten, Reinigungsdienste |
| Monatlich | Rechnung jeden Monat | Mieten, Hosting, Support-Verträge, Abos |
| Quartalsweise | Rechnung alle 3 Monate | Wartungsverträge, Buchhaltungs-Pauschalen |
| Jährlich | Rechnung einmal pro Jahr | Lizenzen, Jahreswartung, Mitgliedsbeiträge |
So richten Sie eine Wiederholungsrechnung ein
Rechnung erstellen
Erstellen Sie eine normale Rechnung mit allen gewünschten Positionen, dem Kunden und den Zahlungsbedingungen. Diese Rechnung dient als Vorlage für alle zukünftigen Wiederholungen.
Wiederholung aktivieren
Aktivieren Sie im Rechnungsformular den Schalter „Wiederkehrende Rechnung". Es erscheinen weitere Felder:
- Intervall: Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich
- Nächste Erinnerung: Datum, an dem Sie an die nächste Rechnung erinnert werden
- Enddatum (optional): Wann die Wiederholung enden soll
Dashboard-Erinnerung erhalten
Sobald das nächste Erinnerungsdatum erreicht ist, erscheint auf Ihrem Dashboard ein Hinweis mit der fälligen Wiederholungsrechnung. Sie können die Rechnung dann mit einem Klick als neue Rechnung erstellen.
Neue Rechnung erstellen & versenden
Klicken Sie auf die Erinnerung, prüfen Sie die Daten und erstellen Sie die neue Rechnung. Diese erhält automatisch eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer und kann direkt per E-Mail versendet werden. Das nächste Erinnerungsdatum wird automatisch aktualisiert.
Vorteile von Wiederholungsrechnungen
Zeitersparnis
Kein manuelles Erstellen und Ausfüllen der gleichen Rechnung. Positionen, Kunde und Beträge werden übernommen.
Keine Rechnung vergessen
Das Dashboard erinnert Sie automatisch an fällige Wiederholungsrechnungen. Kein Umsatz geht verloren.
Fortlaufende Nummern
Jede generierte Rechnung erhält eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer – GoBD-konform.
Flexible Intervalle
Wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich – passend zu Ihrem Abrechnungsrhythmus.
Saubere Buchhaltung
Regelmäßige Rechnungen vereinfachen die EÜR, die USt-Voranmeldung und den DATEV-Export.
Optionales Enddatum
Befristete Verträge? Setzen Sie ein Enddatum – danach werden keine Erinnerungen mehr erzeugt.
Wiederholungsrechnung vs. Dauerrechnung
Beide Begriffe werden oft verwechselt. Der Unterschied ist steuerlich relevant:
| Wiederholungsrechnung | Dauerrechnung | |
|---|---|---|
| Anzahl Rechnungen | Neue Rechnung pro Periode | Eine einzige Rechnung |
| Rechnungsnummer | Eigene Nummer pro Rechnung | Eine Nummer für alles |
| Vorsteuerabzug | Pro Rechnung möglich | Nur mit Dauerrechnungs-Hinweis |
| GoBD | Fortlaufende Nummerierung ✓ | Nur eine Nummer (kritischer) |
| Flexibilität | Beträge können variieren | Immer gleicher Betrag |
| Ideal für | Die meisten Anwendungsfälle | Einfache, gleichbleibende Mieten |
Empfehlung: Für die meisten Unternehmen sind Wiederholungsrechnungen die bessere Wahl, weil jede Rechnung eine eigene Nummer bekommt und der Vorsteuerabzug für Ihren Kunden einfacher ist.
Häufige Fragen zu Wiederholungsrechnungen
Kann ich den Betrag bei jeder Wiederholung anpassen?
Was passiert, wenn ich eine Erinnerung ignoriere?
Kann ich die Wiederholung nachträglich beenden?
Werden Wiederholungsrechnungen im DATEV-Export berücksichtigt?
Kann ich mehrere Wiederholungsrechnungen für denselben Kunden haben?
Funktioniert das auch für Angebote oder Auftragsbestätigungen?
Praxis-Tipps
- •Zahlungserinnerung nutzen: Kombinieren Sie Wiederholungsrechnungen mit Zahlungsbedingungen (z. B. 14 Tage Zahlungsziel), um offene Posten im Blick zu behalten.
- •Leistungszeitraum angeben: Tragen Sie bei jeder Wiederholungsrechnung den konkreten Leistungszeitraum ein (z. B. „Leistungszeitraum: 01.07. – 31.07.2025"). Das ist steuerlich vorgeschrieben.
- •Skonto anbieten: Bei größeren Beträgen können Sie Skonto-Bedingungen hinterlegen (z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen).
- •Preisanpassungen kommunizieren: Wenn sich der Betrag ändert (z. B. Mieterhöhung), passen Sie die Vorlage an. Die nächste Wiederholungsrechnung übernimmt automatisch den neuen Betrag.