Rechnungsprogramm für Selbständige – darauf kommt es an
Als Selbständiger, Freiberufler oder Kleinunternehmer brauchen Sie ein Rechnungsprogramm, das einfach zu bedienen ist und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es ankommt.
Warum ein professionelles Rechnungsprogramm?
Viele Selbständige erstellen ihre Rechnungen anfangs mit Word oder Excel. Das funktioniert – bis das Finanzamt nachfragt. Denn Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten und GoBD-konform archiviert werden.
Ein professionelles Rechnungsprogramm stellt sicher, dass alle Pflichtangaben automatisch auf jeder Rechnung stehen, fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden und Rechnungen revisionssicher gespeichert werden.
Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Nach §14 UStG muss jede Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Empfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag
Ein gutes Rechnungsprogramm füllt diese Angaben automatisch aus – Sie müssen nur den Kunden auswählen und die Positionen eingeben.
Kleinunternehmer nach §19 UStG
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, dürfen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten sein, zum Beispiel:
Ein geeignetes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer fügt diesen Hinweis automatisch ein und setzt den Steuersatz auf 0%. So vermeiden Sie Fehler, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden können.
Grenze beachten:
Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000€ lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000€ nicht übersteigt (Grenzen seit 2025).
E-Rechnung auch für Selbständige Pflicht
Die E-Rechnung-Pflicht gilt auch für Selbständige und Freiberufler. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 müssen auch Selbständige E-Rechnungen im strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) versenden.
Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen.
EÜR – Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Als Selbständiger mit einem Gewinn unter 80.000€ pro Jahr können Sie Ihren Gewinn per EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ermitteln. Die EÜR ist die einfachste Form der Gewinnermittlung nach §4 Abs. 3 EStG.
Achten Sie darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm eine automatische EÜR-Auswertung bietet. So können Sie jederzeit sehen, wie Ihr Gewinn aktuell steht, und die Anlage EÜR für die Steuererklärung erstellen.
DATEV-Export für den Steuerberater
Viele Selbständige arbeiten mit einem Steuerberater zusammen. Ein DATEV-Export spart beiden Seiten enorm viel Zeit: Sie exportieren Ihre Buchungsdaten aus dem Rechnungsprogramm, und Ihr Steuerberater importiert sie direkt in DATEV. Keine manuelle Datenübernahme, keine Tippfehler.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
- E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung müssen unterstützt werden
- Pflichtangaben: Automatische Übernahme aller gesetzlichen Angaben
- Kleinunternehmer: §19 UStG Unterstützung mit automatischem Hinweis
- EÜR: Automatische Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- DATEV-Export: Buchungsdaten direkt an den Steuerberater übermitteln
- GoBD-konform: Revisionssichere Archivierung und Änderungsprotokoll
- DSGVO-sicher: Datenschutzkonforme Speicherung von Kundendaten
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