Kleinunternehmerregelung § 19 UStG: Alles was Sie wissen müssen
Die Kleinunternehmerregelung befreit Gründer, Freelancer und kleine Betriebe von der Umsatzsteuerpflicht – und vereinfacht die Buchhaltung erheblich. Doch sie hat klare Grenzen, Pflichten und Tücken. Dieser Ratgeber erklärt, wer die Regelung nutzen darf, was auf die Rechnung muss und wann ein Wechsel sinnvoll ist.
Kurzfakten: Kleinunternehmerregelung 2025/2026
- Rechtsgrundlage: § 19 UStG
- Umsatzgrenze Vorjahr: max. 25.000 € (netto)
- Umsatzgrenze laufendes Jahr: voraussichtlich max. 100.000 € (netto)
- Umsatzsteuer auf Rechnung: Nein – und auch nicht ausweisen
- Pflichthinweis: Ja – Hinweis auf § 19 UStG muss enthalten sein
- Vorsteuerabzug: Nicht möglich
- Umsatzsteuervoranmeldung: Entfällt
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es Unternehmern mit geringem Jahresumsatz, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und diese auch nicht ans Finanzamt abzuführen. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich: Es entfallen Umsatzsteuervoranmeldungen, die Jahres-USt-Erklärung ist deutlich schlanker, und die Rechnungsstellung wird einfacher.
Die Regelung gilt für Freiberufler, Soloselbständige, Nebenberufler und kleinere Gewerbetreibende – kurz: für jeden, der die Umsatzgrenzen einhält und die Regelung beim Finanzamt nicht abgewählt hat.
Umsatzgrenzen – wer darf die Regelung nutzen?
Seit der Reform des § 19 UStG zum 1. Januar 2025 gelten folgende Grenzen:
Vorjahresumsatz
≤ 25.000 €
Der tatsächliche Umsatz des vergangenen Kalenderjahres darf 25.000 € (netto) nicht überschritten haben.
Laufendes Jahr
≤ 100.000 €
Der voraussichtliche Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 € (netto) nicht überschreiten.
Wichtig: Überschreiten Sie die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr, werden Sie ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, automatisch umsatzsteuerpflichtig – nicht erst im Folgejahr. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei.
Neugründer: Im Jahr der Gründung gilt nur die 25.000-€-Grenze, anteilig auf die Monate des Geschäftsjahres hochgerechnet. Sie müssen nur Ihre voraussichtlichen Umsätze schätzen.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Als Kleinunternehmer gelten abweichende Pflichtangaben. Das Wichtigste: Sie dürfen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen müssen Sie einen entsprechenden Hinweis auf § 19 UStG aufnehmen.
Beispieltext – Pflichthinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Weitere Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung nach § 14 UStG:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. (wenn vorhanden) des Leistenden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung / Lieferung
- Datum der Leistungserbringung oder Lieferdatum
- Entgelt (Nettobetrag) – kein Steuerausweis, kein Bruttobetrag mit USt
Häufiger Fehler: Umsatzsteuer trotzdem ausweisen
Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, schuldet diese dem Finanzamt nach § 14c UStG – auch wenn er sie eigentlich nicht abführen müsste. Dieser Fehler kann teuer werden.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Vorteile
- Keine Umsatzsteuervoranmeldungen
- Einfachere Buchhaltung und Rechnungsstellung
- Günstigere Preise für Privatkunden (B2C) – kein USt-Aufschlag
- Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit fürs Kerngeschäft
- Ideal für Nebenberufler und Gründer
Nachteile
- Kein Vorsteuerabzug auf eigene Betriebsausgaben
- Nachteil gegenüber B2B-Kunden (können keine Vorsteuer ziehen)
- Bei hohen Investitionen: keine Rückerstattung der gezahlten USt
- Pflichthinweis muss auf jeder Rechnung stehen
- Umsatzgrenzen müssen laufend überwacht werden
Wann lohnt sich der Wechsel zur Regelbesteuerung?
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht immer von Vorteil. Ein Wechsel zur Regelbesteuerung (= normale Umsatzsteuerpflicht) kann sinnvoll sein, wenn:
- Sie hauptsächlich an Unternehmen (B2B) verkaufen – diese können Ihre Rechnung mit USt als Vorsteuer abziehen und sind daher preissensitiver gegenüber dem Bruttobetrag.
- Sie hohe Investitionen planen (Geräte, Fahrzeuge, Büroausstattung) und die gezahlte Vorsteuer erstattet bekommen möchten.
- Ihr Umsatz regelmäßig nahe der 25.000-€-Grenze liegt – der Wechsel schafft Planungssicherheit.
- Sie ein professionelleres Auftreten bei großen Auftraggebern anstreben.
Die Option zur Regelbesteuerung (§ 19 Abs. 2 UStG) können Sie freiwillig beim Finanzamt beantragen – sie bindet Sie dann für mindestens 5 Kalenderjahre.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer eine USt-ID haben?
Nein – eine USt-ID ist für rein inländische Geschäfte nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen oder dort einkaufen, kann eine USt-ID notwendig werden. Mehr dazu in unserem Ratgeber USt-ID vs. Steuernummer.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für die E-Rechnung-Pflicht?
Ja. Auch Kleinunternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind auch kleine Unternehmen unter gewissen Schwellenwerten zum Versand strukturierter E-Rechnungen verpflichtet. Meine Faktura Cloud unterstützt ZUGFeRD auch im Kleinunternehmer-Modus vollständig.
Ich habe im Vorjahr mehr als 25.000 € umgesetzt – bin ich automatisch regelbesteuert?
Ja, automatisch. Sie verlieren die Kleinunternehmerregelung und müssen ab dem Folgejahr Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Informieren Sie Ihr Finanzamt rechtzeitig und stellen Sie Ihr Rechnungsprogramm um.
Kann ich als Kleinunternehmer trotzdem EÜR machen?
Ja, natürlich. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ist unabhängig vom Umsatzsteuerstatus. Als Kleinunternehmer ermitteln Sie Ihren Gewinn trotzdem per EÜR – und müssen diesen in der Einkommensteuer angeben.
Warum ist Meine Faktura Cloud besonders geeignet für Kleinunternehmer?
Die meisten Rechnungsprogramme sind auf umsatzsteuerpflichtige Betriebe ausgelegt. Meine Faktura Cloud wurde von Anfang an so entwickelt, dass auch Kleinunternehmer ohne Kompromisse damit arbeiten können.
Automatischer § 19-Hinweis
Ein Schalter in den Einstellungen aktiviert den Kleinunternehmer-Modus. Danach erscheint der Pflichthinweis auf jeder Rechnung automatisch – Sie müssen nie wieder daran denken.
Keine USt-Felder auf der Rechnung
Im Kleinunternehmer-Modus werden Steuerbeträge und Steuersätze ausgeblendet. Ihre Rechnung zeigt nur den Nettobetrag – sauber und gesetzeskonform.
Umsatzübersicht auf einen Blick
Das Dashboard zeigt Ihren kumulierten Jahresumsatz in Echtzeit. So sehen Sie immer, wie weit Sie noch von der 25.000-€- bzw. 100.000-€-Grenze entfernt sind.
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