USt-ID vs. Steuernummer: Unterschied, Pflichten und wann welche Nummer auf die Rechnung muss
Beide Nummern tauchen auf Rechnungen auf – doch Steuernummer und USt-IdNr. sind zwei völlig verschiedene Identifikatoren mit unterschiedlichen Zwecken. Wer die falsche Nummer verwendet oder eine vergisst, riskiert eine steuerrechtlich fehlerhafte Rechnung.
Die Kurzantwort
- Steuernummer – vom Finanzamt vergeben, für inländische Steuerzwecke und auf Rechnungen innerhalb Deutschlands.
- USt-ID (USt-IdNr.) – vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben, EU-weit gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte.
Was ist die Steuernummer?
Die Steuernummer (auch: Steuernummer des Unternehmers, StNr.) wird von Ihrem zuständigen Finanzamt vergeben – in der Regel automatisch bei der Gewerbeanmeldung oder nach Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Sie dient dazu, Ihre steuerlichen Vorgänge in Deutschland zu identifizieren.
Format
Das Format variiert je nach Bundesland. In Bayern beispielsweise 123/456/78901, in Nordrhein-Westfalen etwa 123 4567 8901. Bundeseinheitlich (z. B. für ELSTER) wird ein 13-stelliges Format mit führender Länderkennziffer genutzt.
Wichtige Eigenschaften
- Wird automatisch bei Gewerbeanmeldung zugeteilt
- Gilt nur in Deutschland (kein EU-Nachweis)
- Kann sich ändern, wenn Sie umziehen und ein anderes Finanzamt zuständig wird
- Pflichtangabe auf Ausgangsrechnungen an inländische Kunden (§ 14 Abs. 4 UStG)
Was ist die USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-ID, USt-IdNr. oder UStID) ist eine EU-weit gültige Nummer zur eindeutigen Identifikation von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern im europäischen Binnenmarkt. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag vergeben.
Format
Die deutsche USt-ID beginnt immer mit DE, gefolgt von 9 Ziffern: z. B. DE123456789. Jedes EU-Land hat sein eigenes Länderkürzel (AT für Österreich, FR für Frankreich usw.).
Wichtige Eigenschaften
- Muss separat beantragt werden (beim BZSt oder via ELSTER)
- EU-weit gültig und von jedem Unternehmen in der EU prüfbar (VIES-System)
- Bleibt dauerhaft gültig – ändert sich nicht bei Umzug oder Finanzamtswechsel
- Pflichtangabe bei innergemeinschaftlichen B2B-Lieferungen und dem Reverse-Charge-Verfahren
- Nur Unternehmer – Kleinunternehmer nach § 19 UStG haben in der Regel keine USt-ID (oder benötigen sie nur bei EU-Geschäften)
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
| Merkmal | Steuernummer | USt-ID (USt-IdNr.) |
|---|---|---|
| Vergabe durch | Örtliches Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) |
| Gültigkeitsbereich | Deutschland | Gesamte EU |
| Format | z. B. 123/456/78901 (länderspezifisch) | DE + 9 Ziffern (z. B. DE123456789) |
| Antrag erforderlich? | Nein – automatisch zugeteilt | Ja – separat beantragen |
| Ändert sich bei Umzug? | Möglich (neues Finanzamt) | Nein – bleibt dauerhaft |
| Öffentlich prüfbar? | Nein | Ja (über EU-VIES) |
| Auf inl. B2B-Rechnung? | Pflicht | Optional (empfohlen) |
| Bei EU-B2B / Reverse Charge? | Nicht ausreichend | Pflicht (beider Seiten) |
| Kleinunternehmer? | Immer vorhanden | Nur bei EU-Geschäften nötig |
Wann muss welche Nummer auf die Rechnung?
Steuernummer genügt bei:
- Rechnungen an inländische Privatkunden (B2C)
- Rechnungen an inländische Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands
- Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer (§ 19 UStG)
USt-ID zwingend erforderlich bei:
- Innergemeinschaftlichen Lieferungen (steuerfrei, beide USt-IDs müssen angegeben werden)
- Dienstleistungen an EU-Unternehmer (Reverse-Charge, § 13b UStG)
- Rechnungen ins EU-Ausland an Unternehmen (B2B)
- Wenn der EU-Auftraggeber Ihre USt-ID vor Auftragsvergabe verlangt
Achtung: Beide Nummern auf einer Rechnung
Es ist zulässig (und oft sinnvoll), sowohl Steuernummer als auch USt-ID auf der Rechnung anzugeben. Entscheidend ist, dass die für den jeweiligen Fall rechtlich erforderliche Nummer vorhanden ist. Bei EU-Geschäften reicht die Steuernummer allein nicht.
Wie beantrage ich die USt-ID?
Die USt-ID wird nicht automatisch vergeben. So beantragen Sie sie:
- Online über ELSTER: Im ELSTER-Portal unter „Formulare & Leistungen → Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen". Voraussetzung ist ein aktives ELSTER-Zertifikat.
- Direkt beim BZSt: Schriftlicher Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern (per Post oder über das Online-Formular des BZSt). Sie benötigen Ihre bestehende Steuernummer und Ihre Unternehmensangaben.
- Über den steuerlichen Fragebogen: Bei Neugründungen kann die USt-ID direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER) beantragt werden.
Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage bis zwei Wochen. Es fallen keine Kosten an.
USt-ID prüfen (VIES-Abfrage)
Jede USt-ID in der EU kann kostenlos über das VIES-System (VAT Information Exchange System) der EU-Kommission geprüft werden. So stellen Sie sicher, dass die USt-ID Ihres Geschäftspartners gültig ist – was besonders bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen wichtig ist, da Sie als Lieferant sonst die Umsatzsteuer schulden könnten.
Meine Faktura Cloud prüft die USt-ID Ihrer Kunden automatisch beim Anlegen und warnt Sie, wenn die Nummer ungültig oder abgelaufen ist.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich als Kleinunternehmer eine USt-ID haben?
Ja. Auch Kleinunternehmer können eine USt-ID beantragen, wenn sie Leistungen an EU-Unternehmen erbringen oder Waren in die EU liefern. Die USt-ID allein macht Sie nicht umsatzsteuerpflichtig – der Steuerstatus hängt von § 19 UStG ab. Allerdings: Bei EU-Erwerben (z. B. Einkauf bei Amazon EU) können Sie verpflichtet sein, eine USt-ID zu besitzen.
Steuernummer und USt-ID – sind das dieselbe Nummer in anderer Schreibweise?
Nein. Obwohl die USt-ID aus Ihrer Steuernummer abgeleitet wird (das BZSt rechnet sie um), sind es zwei verschiedene Nummern mit unterschiedlichen Verwendungszwecken. Sie dürfen nicht gegeneinander ausgetauscht werden.
Was passiert, wenn ich die falsche Nummer auf der Rechnung angebe?
Eine Rechnung mit falscher oder fehlender Pflichtangabe gilt steuerrechtlich als fehlerhafte Rechnung. Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen kann die Steuerfreiheit rückwirkend versagt werden. Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder oder Nachzahlungen. Es empfiehlt sich daher immer, beide Nummern aktuell in der Buchhaltungssoftware zu hinterlegen.
Muss ich die USt-ID des Kunden auf der Rechnung angeben?
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen nach § 3a UStG an EU-Unternehmer: Ja. Die USt-ID des Leistungsempfängers ist eine gesetzliche Pflichtangabe (§ 14a UStG). Sie müssen die Gültigkeit außerdem durch eine VIES-Abfrage nachweisen können.
Mehr zu den allgemeinen Pflichtangaben auf Rechnungen erfahren Sie in unserem Artikel Rechnungsprogramm für Selbständige – darauf kommt es an.
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