E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Das Wachstumschancengesetz macht die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Hier erfahren Sie alle Fristen, Formate und was Sie konkret tun müssen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Anders als ein einfaches PDF enthält eine E-Rechnung Daten in einem XML-Format, das automatisch von Software verarbeitet werden kann.
Die europäische Norm EN 16931 definiert das semantische Datenmodell für E-Rechnungen. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm:
- ZUGFeRD – Ein hybrides Format: PDF für den Menschen, eingebettete XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung
- XRechnung – Ein reines XML-Format, primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen)
Wichtig:
Ein einfaches PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es muss ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet werden.
Die wichtigsten Fristen der E-Rechnung-Pflicht
Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht erfolgt stufenweise. Hier sind die entscheidenden Termine:
Ab 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle
Alle Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG, Freiberufler und Selbständige.
Ab 1. Januar 2027 – Versandpflicht (Umsatz > 800.000€)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im strukturierten Format versenden.
Ab 1. Januar 2028 – Versandpflicht für alle
Ab diesem Datum gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe. Papierrechnungen und reine PDF-Rechnungen sind dann im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?
Die E-Rechnung-Pflicht betrifft den gesamten B2B-Bereich (Business-to-Business) in Deutschland. Das heißt: Jedes Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen stellt, ist betroffen. Dazu gehören:
- Selbständige und Freiberufler (Berater, Designer, Programmierer etc.)
- Handwerksbetriebe (Elektriker, Maler, Installateure etc.)
- KFZ-Werkstätten und Autohändler
- Kleinunternehmer nach §19 UStG
- KMU (kleine und mittlere Unternehmen)
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht zunächst ausgenommen.
Was müssen Sie konkret tun?
Um die E-Rechnung-Pflicht zu erfüllen, benötigen Sie ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen erstellen und empfangen kann. Die wichtigsten Anforderungen:
- E-Rechnungen empfangen – Ihr System muss ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien importieren und korrekt verarbeiten können (bereits seit 2025 Pflicht).
- E-Rechnungen erstellen – Ihre ausgehenden Rechnungen müssen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt werden (ab 2027/2028 Pflicht).
- Revisionssichere Archivierung – E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang GoBD-konform aufbewahrt werden.
- Pflichtangaben – Alle gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG müssen in der E-Rechnung enthalten sein.
ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format?
Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD die bessere Wahl, da es sowohl maschinenlesbar ist als auch ein lesbares PDF enthält. XRechnung wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verlangt.
Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede im Detail.
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Meine Faktura Cloud erstellt E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format auf Knopfdruck. Eingangsrechnungen werden per OCR, ZUGFeRD oder XRechnung importiert. GoBD-konforme Archivierung inklusive.