ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede und wann Sie welches Format brauchen
Beide Formate erfüllen die E-Rechnung-Pflicht nach EN 16931. Doch sie unterscheiden sich grundlegend in Aufbau, Anwendung und Zielgruppe. Wir erklären, welches Format für Ihr Unternehmen das richtige ist.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
- Eine PDF/A-3-Datei – die visuell lesbare Rechnung für den Menschen
- Eine eingebettete XML-Datei – die strukturierten Daten für die maschinelle Verarbeitung
Der große Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung als normales PDF öffnen und lesen, während die Software gleichzeitig die XML-Daten automatisch importiert. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.3, die vollständig mit der Factur-X-Spezifikation kompatibel ist (das französisch-deutsche Gemeinschaftsformat).
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wurde speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt und basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
Da XRechnung kein PDF enthält, kann sie vom Menschen nicht direkt gelesen werden – sie muss durch eine Software visualisiert werden. Dafür ist das Format besonders kompakt und für automatisierte Verarbeitung optimiert.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettetes XML | Reines XML |
| Visuell lesbar | Ja (PDF) | Nein (nur mit Viewer) |
| Maschinenlesbar | Ja (XML) | Ja (XML) |
| EN 16931 konform | Ja | Ja |
| Hauptzielgruppe | B2B allgemein | Öffentliche Auftraggeber |
| Einfachheit für Empfänger | Hoch (PDF + Daten) | Mittel (XML, benötigt Software) |
| Dateigröße | Größer (PDF enthalten) | Kleiner (nur XML) |
Wann brauchen Sie welches Format?
ZUGFeRD empfohlen bei:
- Rechnungen an andere Unternehmen (B2B)
- Empfänger ohne spezielle Software
- Handwerksbetriebe und KMU
- Maximale Kompatibilität gewünscht
XRechnung erforderlich bei:
- Rechnungen an Bundesbehörden
- Rechnungen an Landesbehörden
- Rechnungen an Kommunen
- Übertragung über PEPPOL-Netzwerk
Tipp: Die meisten Unternehmen fahren mit ZUGFeRD am besten, da es von jedem Empfänger als PDF gelesen werden kann. Nur wenn Sie regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefern, benötigen Sie zusätzlich XRechnung.
Mehr zur E-Rechnung-Pflicht und den Fristen erfahren Sie in unserem Artikel E-Rechnung Pflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen.
Beide Formate mit Meine Faktura Cloud
Meine Faktura Cloud erstellt Rechnungen wahlweise im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Eingangsrechnungen werden in beiden Formaten automatisch erkannt und importiert. Wechseln Sie das Format pro Rechnung – mit einem Klick.
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