GoBD-konforme Buchhaltung: Anforderungen und Umsetzung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung digital organisieren müssen. Erfahren Sie, was das konkret bedeutet.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das seit 2015 die Anforderungen an die digitale Buchführung und Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen definiert. Sie gelten für alle Unternehmen in Deutschland – vom Einzelunternehmer bis zum Konzern.
Die GoBD ersetzen die älteren Grundsätze GoBS und GDPdU. Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt, ob Ihre digitale Buchführung den GoBD entspricht. Verstöße können zu Zuschätzungen und Bußgeldern führen.
Die wichtigsten Anforderungen der GoBD
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos nachvollziehbar sein. Von der Rechnung über die Buchung bis zur Bilanz muss ein roter Faden erkennbar sein. Ein Dritter (z.B. ein Betriebsprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
2. Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden. Korrekturen müssen als solche erkennbar sein (Stornobuchung statt Überschreiben). Ein Rechnungsprogramm muss ein Änderungsprotokoll führen.
3. Vollständigkeit und Richtigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig und richtig erfasst werden. Keine Buchung darf fehlen, und die Beträge müssen korrekt sein. Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken sind Pflicht.
4. Zeitgerechte Erfassung
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Unbarer Zahlungsverkehr innerhalb von 10 Tagen, Bargeschäfte täglich.
5. Ordnung und Übersichtlichkeit
Die Buchführung muss systematisch und übersichtlich geordnet sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit orientieren können.
Revisionssichere Archivierung
Ein Kernpunkt der GoBD ist die revisionssichere Archivierung. Elektronische Rechnungen und Belege müssen:
- 10 Jahre aufbewahrt werden (Rechnungen, Buchungsbelege)
- Im Originalformat gespeichert bleiben (eine ZUGFeRD-Rechnung muss als ZUGFeRD gespeichert werden, nicht nur als Ausdruck)
- Nicht veränderbar sein (Schreibschutz, Prüfsummen)
- Jederzeit maschinell auswertbar und lesbar sein
- Mit einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein
Verfahrensdokumentation
Jedes Unternehmen muss eine Verfahrensdokumentation erstellen, die beschreibt, wie die Buchführung organisiert ist: Welche Software wird genutzt? Wie werden Belege erfasst? Wie wird archiviert? Meine Faktura Cloud stellt eine Vorlage bereit.
Was bedeuten die GoBD für Ihr Rechnungsprogramm?
Ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm muss folgende Funktionen bieten:
- Änderungsprotokoll: Alle Änderungen an Rechnungen und Buchungen werden protokolliert
- Fortlaufende Nummern: Rechnungsnummern werden lückenlos und automatisch vergeben
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar gespeichert
- Export-Funktionen: Daten können für Betriebsprüfungen exportiert werden (GDPdU/GoBD-Export)
- Datensicherung: Regelmäßige automatische Backups der gesamten Buchführung
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