Gebrauchtwagenbuch – Pflicht, Inhalt & digitale Führung für Kfz-Händler
Das Gebrauchtwagenbuch ist für gewerbliche Kfz-Händler gesetzlich vorgeschrieben. Erfahren Sie, wie es fachlich und umgangssprachlich heißt, wer es führen muss, was hineingehört – und wie Sie es mit Meine Faktura vollständig digital abbilden.
Lesezeit: ca. 6 Minuten ·
Was ist das Gebrauchtwagenbuch?
Das Gebrauchtwagenbuch ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Register, in dem gewerbliche Kfz-Händler jeden An- und Verkauf eines Gebrauchtfahrzeugs lückenlos dokumentieren müssen. Es dient in erster Linie der Prävention von Fahrzeughehlerei und Kfz-Diebstahl: Strafverfolgungsbehörden und Gewerbeaufsicht können jederzeit prüfen, woher ein Fahrzeug stammt und wer es erworben hat.
Auch steuerlich spielt das Buch eine wichtige Rolle: In Verbindung mit dem Fahrzeugkauf- und -verkaufsvertrag bildet es die Grundlage für die korrekte Verbuchung, die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG sowie GoBD-konforme Aufbewahrung.
Merksatz: Kein Fahrzeug ohne Eintrag – jeder Ankauf und jeder Verkauf müssen unmittelbar nach Abschluss des Geschäfts eingetragen werden, nicht erst am Tagesende.
Wie wird es noch genannt?
Das Gebrauchtwagenbuch hat viele Namen – je nach Region, Behörde oder Branchengewohnheit. Alle Begriffe bezeichnen dasselbe Instrument:
Fachliche / offizielle Bezeichnungen
- An- und Verkaufsbuch – in Gesetzestexten und Behördenvorgaben
- Ankaufsbuch – gebräuchlich bei Gewerbeämtern und Polizei
- Fahrzeughandelsbuch – Branchenbezeichnung in Fachverbänden (ZDK, DAT)
- Kfz-Händlerregister – interne Bezeichnung mancher Zulassungsbehörden
- Gebrauchtwagen-Ankaufsbuch – Vollbezeichnung in bayerischen Verleihtexten
Umgangssprachliche Bezeichnungen
- Das Buch – im Autohaus-Alltag schlicht „das Buch“
- Händlerbuch – unter Kfz-Händlern und Einkäufern
- Ankaufsformular / Ankaufszettel – wenn auf Papiervordrucken geführt
- KFZ-Register – allgemeiner Begriff in kleinen Betrieben
- Händlerformular – bei Aufkauf-Terminen beim Privatkunden
Wer ist zur Führung verpflichtet?
Die Pflicht zur Führung eines An- und Verkaufsbuchs ergibt sich aus § 38 GewO (Gewerbeordnung) in Verbindung mit den jeweiligen Landesvorschriften der Gewerbeaufsichtsbehörden und polizeilichen Vorgaben. Verpflichtet sind:
Gewerbliche Gebrauchtwagenhändler
Alle Unternehmen und Einzelpersonen, die gewerbsmäßig Gebrauchtfahrzeuge an- und verkaufen – unabhängig von Unternehmensgröße.
Händler mit Händlerkennzeichen (07er-Kennzeichen)
Kfz-Betriebe mit einem roten oder schwarzen Händlerkennzeichen unterliegen in aller Regel der Aufzeichnungspflicht.
Fahrzeugauktionare & Vermittler
Wer gewerbsmäßig als Vermittler oder auf Auktionen handelt, muss jeden Ankauf und Verkauf dokumentieren.
Werkstätten mit Ankauf-Tätigkeiten
Auch Werkstätten, die Inzahlungnahmen oder gelegentliche Fahrzeugeinkäufe als Nebengeschäft betreiben, sind pflichtig.
Hinweis: Private Gelegenheitsverkäufe (z. B. der einmalige Verkauf des eigenen Fahrzeugs) unterliegen nicht der Buchführungspflicht. Sobald aber eine gewerbsmäßige Tätigkeit vorliegt (Häufigkeit, Gewinnerzielungsabsicht), greift die Pflicht. Im Zweifel: Rücksprache mit dem zuständigen Gewerbeamt.
Was muss eingetragen werden?
Die geforderten Pflichtangaben sind von Bundesland zu Bundesland minimal unterschiedlich, folgen aber einem einheitlichen Kern. Für jeden An- und Verkauf müssen folgende Felder belegt sein:
| Pflichtfeld | Ankauf | Verkauf |
|---|---|---|
| Datum des Geschäfts | ||
| Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN/VIN) | ||
| Hersteller & Modell | ||
| Erstzulassungsjahr | ||
| Kilometerstand | ||
| Farbe / Ausstattungsmerkmale | – | |
| Amtliches Kennzeichen | ||
| Name, Vorname des Vorbesitzers/Käufers | ||
| Anschrift des Vorbesitzers/Käufers | ||
| Ausweiskopie / Ausweisdaten des Vorbesitzers | – | |
| Ankaufspreis / Kaufpreis (brutto) | ||
| Unterschrift des Verkäufers / Käufers |
Tipp: Ausweispflicht beim Ankauf
Beim gewerblichen Ankauf eines Fahrzeugs sind Sie verpflichtet, die Identität des Verkäufers anhand eines gültigen Lichtbildausweises (Personalausweis, Reisepass) zu prüfen und eine Kopie zu den Unterlagen zu nehmen. Ohne Identitätsprüfung besteht das Risiko, Hehlereigut anzukaufen – mit entsprechenden strafrechtlichen Konsequenzen.
Aufbewahrungspflicht & Prüfrecht
3 Jahre
Mindestaufbewahrungspflicht nach GewO / polizeilichen Vorgaben (je nach Bundesland)
6 Jahre
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Handelsbücher und Inventare (§ 257 HGB)
10 Jahre
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und Aufzeichnungen (§ 147 AO)
Im Zweifel gilt die längste Frist. Da das Gebrauchtwagenbuch gleichzeitig Handelsbuch und Steuerbeleg ist, empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens 10 Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Prüfrecht: Polizei und Ordnungsamt dürfen jederzeit und ohne Vorankündigung Einsicht in das Gebrauchtwagenbuch verlangen. Verweigerte Einsicht oder ein nicht ordnungsmäßig geführtes Buch kann zur Untersagung des Betriebs führen (§ 35 GewO). Achten Sie auf vollständige, zeitnahe Einträge.
Papier oder digital – was ist erlaubt?
Das Gebrauchtwagenbuch darf sowohl in Papierform als auch digital geführt werden – sofern die digitale Lösung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt:
📄 Papierform
- Klassisches gebundenes Buch oder Vordruckheft
- Formularsätze mit Durchschlagpapier (z. B. ADAC-, ZDK-Vordrucke)
- Nachträgliche Korrekturen müssen durchgestrichen, nicht weißgemacht werden
- Verblassungsgefahr bei Quittungsdurchschriften – Kopie empfohlen
💻 Digitale Führung
- Zulässig, wenn GoBD-konform (unveränderbar, revisionssicher)
- Einträge dürfen nachträglich nicht gelöscht werden
- Jederzeitiger Ausdruck oder Export für Behörden muss möglich sein
- Verknüpfung mit Kauf- und Verkaufsrechnungen empfohlen
Digitales Gebrauchtwagenbuch mit Meine Faktura
Das Fahrzeughandel-Modul von Meine Faktura bildet das Gebrauchtwagenbuch vollständig digital ab – GoBD-konform, revisionssicher und jederzeit druckbar:
FIN-Verwaltung & Fahrzeugstamm
Jedes Fahrzeug wird mit FIN/VIN, Hersteller, Modell, Erstzulassung, Kilometerstand und Farbe erfasst. Die FIN dient als eindeutiger Schlüssel im gesamten Prozess.
Ankaufs- & Verkaufsvorgang
Ankauf und Verkauf werden als getrennte, unveränderliche Einträge protokolliert – mit Datum, Preis, Kundendaten und automatisch generierter Vorgangsnummer.
Dokumentenablage
Ausweiskopien, Kfz-Brief (Fahrzeugbrief), TÜV-Berichte und Fotos lassen sich direkt am Fahrzeugeintrag speichern.
Rechnungsverknüpfung
Ankaufs- und Verkaufsrechnungen werden mit dem Fahrzeugeintrag verknüpft – inklusive Differenzbesteuerung § 25a UStG.
Export & Druckansicht
Das komplette An- und Verkaufsbuch lässt sich als PDF oder CSV exportieren – für Behörden, Steuerberater oder DATEV-Übergabe.
Revisionssichere Archivierung (GoBD)
Einmal gespeicherte Einträge können nicht gelöscht werden. Korrekturen erfolgen durch Stornobuchungen mit automatischem Protokolleintrag.
Häufig gestellte Fragen zum Gebrauchtwagenbuch
Was ist das Gebrauchtwagenbuch?▾
Wer muss das Gebrauchtwagenbuch führen?▾
Was muss im Gebrauchtwagenbuch stehen?▾
Wie lange muss das Gebrauchtwagenbuch aufbewahrt werden?▾
Darf das Gebrauchtwagenbuch digital geführt werden?▾
Darf ich auf Excel oder Papier verzichten?▾
Muss ich Totalschäden und Ausschlachtfahrzeuge eintragen?▾
Was passiert, wenn das Gebrauchtwagenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird?▾
Welche Bezeichnungen gibt es für das Gebrauchtwagenbuch?▾
Auf einen Blick
Pflicht für
Alle gewerblichen Kfz-Händler
Gesetzliche Grundlage
§ 38 GewO + Landesvorschriften
Pflichtfelder
FIN, Fahrzeugdaten, Käufer-/Verkäuferdaten, Preis, Datum
Aufbewahrungsfrist
Mind. 10 Jahre (steuerrechtlich)
Digitale Führung
Erlaubt, wenn GoBD-konform
Prüfrecht
Polizei & Ordnungsamt – jederzeit