Eingangsrechnungen per E-Mail automatisch prüfen
Viele Rechnungen kommen heute per E-Mail – als PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML oder als XRechnung-Anhang. Meine Faktura Cloud kann Ihr E-Mail-Postfach überwachen und eingehende Rechnungen automatisch erkennen, auslesen und als Eingangsrechnungen importieren.
So funktioniert es
E-Mail-Postfach wird per IMAP abgerufen
Das Email-Center verbindet sich mit Ihrem Postfach und prüft neue E-Mails auf Rechnungsanhänge.
Automatische Rechnungserkennung
PDF-Anhänge werden auf eingebettete ZUGFeRD/Factur-X-XML geprüft. XRechnung-XML-Dateien werden direkt erkannt. Falls keine strukturierten Daten vorhanden sind, wird OCR (Texterkennung) eingesetzt.
Import als Eingangsrechnung
Erkannte Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Lieferant) werden automatisch in Ihre Eingangsrechnungen übernommen – inklusive des Original-PDFs.
Email-Center einrichten
Die Einrichtung erfolgt in den Einstellungen unter dem Reiter E-Mail. Folgende Angaben werden benötigt:
IMAP-Einstellungen (Posteingang)
Damit das System Ihre E-Mails lesen kann, benötigt es Zugriff auf Ihr Postfach per IMAP.
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| IMAP-Server | Hostname des Mailservers | imap.ionos.de |
| Port | Standardport für IMAP mit SSL | 993 |
| Benutzername | Ihre E-Mail-Adresse | rechnung@firma.de |
| Passwort | E-Mail-Passwort oder App-Passwort | •••••••• |
| SSL/TLS | Verschlüsselung aktivieren | Ja (empfohlen) |
SMTP-Einstellungen (Postausgang) – optional
Für den Rechnungsversand per E-Mail benötigen Sie zusätzlich SMTP-Zugangsdaten. Für den reinen Empfang und die Prüfung von Eingangsrechnungen reichen die IMAP-Daten.
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| SMTP-Server | Hostname für den Versand | smtp.ionos.de |
| Port | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL) | 587 |
| Absender-E-Mail | Absenderadresse für versandte Rechnungen | rechnung@firma.de |
Häufige E-Mail-Provider
IONOS / 1&1
IMAP: imap.ionos.de:993
SMTP: smtp.ionos.de:587
Strato
IMAP: imap.strato.de:993
SMTP: smtp.strato.de:465
Google Workspace / Gmail
IMAP: imap.gmail.com:993
SMTP: smtp.gmail.com:587
App-Passwort erforderlich
Microsoft 365 / Outlook
IMAP: outlook.office365.com:993
SMTP: smtp.office365.com:587
Tipps für die Praxis
Eigene Rechnungs-E-Mail anlegen: Richten Sie am besten eine separate Adresse wie rechnung@firma.de ein und teilen Sie diese Ihren Lieferanten, Dienstleistern und Geschäftspartnern als Rechnungsadresse mit. So landen im Postfach ausschließlich rechnungsrelevante E-Mails – das verbessert die automatische Erkennung deutlich und verhindert, dass private oder geschäftliche Mails fälschlicherweise als Rechnung verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Rechnungen bevorzugen: Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu senden. Die eingebetteten XML-Daten werden zu 100 % korrekt ausgelesen – ohne OCR-Fehler.
Regelmäßig prüfen: Importierte Eingangsrechnungen erscheinen im Modul Eingangsrechnungen. Kontrollieren Sie dort die erkannten Daten und geben Sie die Rechnungen frei.
App-Passwort bei Gmail/Microsoft: Diese Anbieter erfordern ein spezielles App-Passwort statt Ihres normalen Passworts. Erstellen Sie dieses in den Sicherheitseinstellungen Ihres E-Mail-Kontos.
Unterstützte Formate
ZUGFeRD / Factur-X
PDF mit eingebetteter XML – wird automatisch extrahiert
XRechnung (CII/UBL)
XML-Dateien werden direkt strukturiert importiert
PDF ohne XML
Rechnungsdaten werden per OCR erkannt
Jetzt Email-Center einrichten
Navigieren Sie zu Einstellungen → E-Mail und hinterlegen Sie Ihre IMAP-Zugangsdaten. Die Rechnungserkennung startet automatisch beim nächsten E-Mail-Abruf.