Ein Malerbetrieb rechnet einen Auftrag für eine Stadtverwaltung ab. Die Rechnung ist fachlich korrekt, enthält aber nur ein PDF im Anhang. Die Verwaltung weist sie zurück, weil die Leitweg-ID fehlt und das Dokument keine XRechnung ist. Genau an diesem Punkt wird die Frage relevant: Wann braucht das Handwerk eine XRechnung - und wann genügt eine andere E-Rechnung oder weiterhin eine Rechnung als PDF?
Die kurze Antwort: Eine XRechnung wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verlangt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gelten seit 2025 neue E-Rechnungsregeln, aber nicht jede davon muss im Format XRechnung erstellt werden. Entscheidend sind der Auftraggeber, der Rechnungsbetrag, der Leistungsort und die jeweils geltenden Vorgaben.
Wann braucht das Handwerk eine XRechnung bei öffentlichen Aufträgen?
Erbringt ein Handwerksbetrieb Leistungen für Bundesbehörden, ist die XRechnung grundsätzlich der maßgebliche Standard. Das betrifft beispielsweise Bau-, Wartungs- oder Reparaturleistungen für eine Bundesbehörde, eine Bundesanstalt oder eine andere Einrichtung des Bundes. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen einreichen, sofern keine Ausnahme greift.
Bei Ländern, Städten, Gemeinden und kommunalen Betrieben ist die Lage ähnlich, aber nicht vollständig einheitlich. Die Bundesländer haben eigene Regelungen und Einführungszeitpunkte. Viele Kommunen akzeptieren oder verlangen ebenfalls XRechnungen. Andere nehmen alternativ Rechnungen im Format ZUGFeRD an, sofern sie dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Maßgeblich ist immer die Vorgabe im Auftrag, im Vertrag, auf dem Bestellschreiben oder im Rechnungsportal des Auftraggebers.
Eine PDF-Rechnung ist zwar lesbar, gilt in diesem Zusammenhang aber in der Regel nicht als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn. Sie enthält keine strukturierten Rechnungsdaten, die das System des Empfängers automatisiert verarbeiten kann. Eine XRechnung besteht dagegen aus einer XML-Datei. Das sieht auf dem Bildschirm zunächst technisch aus, ermöglicht aber die automatische Prüfung, Zuordnung und Buchung.
Die Leitweg-ID ist keine Nebensache
Für Rechnungen an öffentliche Stellen wird häufig eine Leitweg-ID benötigt. Sie funktioniert wie eine eindeutige elektronische Adresse innerhalb der Verwaltung. Fehlt sie oder ist sie falsch, kann die Rechnung trotz korrekter Beträge und Leistungsangaben abgelehnt werden.
Vor der Abrechnung sollte das Büro daher klären, welche Rechnungsadresse, welche Leitweg-ID und welcher Übertragungsweg vorgesehen sind. Manche Auftraggeber nutzen zentrale Rechnungseingangsplattformen, andere stellen eigene Portale bereit. Diese Angaben gehören bereits in die Auftragsakte und nicht erst in die Schlussrechnung.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?
XRechnung und ZUGFeRD erfüllen beide die Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen nach EN 16931. Der praktische Unterschied liegt in der Darstellung. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Systeme gemacht und lässt sich ohne spezielle Anzeigehilfe kaum komfortabel lesen.
ZUGFeRD kombiniert dagegen eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt ansehen, während seine Software die Rechnungsdaten automatisch ausliest. Für private gewerbliche Kunden ist das oft ein praxistauglicher Weg, weil Buchhaltung, Bauleitung und Kunde mit derselben Datei arbeiten können.
Ob ZUGFeRD bei einem öffentlichen Auftrag zulässig ist, entscheidet jedoch nicht der Handwerksbetrieb allein. Akzeptiert der Auftraggeber ausschließlich XRechnung, muss dieses Format geliefert werden. Steht in den Vergabeunterlagen oder im Vertrag „XRechnung“, ist eine ZUGFeRD-Rechnung keine gleichwertige Ausweichlösung.
Was gilt seit 2025 für Rechnungen an andere Unternehmen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Handwerksbetriebe, die überwiegend für Privatkunden arbeiten. Eine E-Mail-Adresse reicht für den Empfang meist aus, sofern dort strukturierte Rechnungsdateien angenommen und archiviert werden können. Es geht nicht darum, jede eingehende XML-Datei manuell zu lesen, sondern sie revisionssicher verfügbar zu halten und bei Bedarf in der Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.
Für das Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für B2B-Umsätze im Inland grundsätzlich noch Papierrechnungen und sonstige Rechnungen, etwa PDF-Rechnungen, verwenden. Auch 2027 bleibt das für Unternehmen möglich, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Ab 2028 müssen dann grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen erstellt werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Das bedeutet für viele Betriebe: Nicht jede Rechnung muss heute schon als XRechnung versendet werden. Wer jedoch Prozesse, Kundenstammdaten und Rechnungsvorlagen rechtzeitig vorbereitet, vermeidet einen hektischen Wechsel kurz vor Ablauf der Fristen. Besonders sinnvoll ist das bei Betrieben mit vielen Geschäftskunden, wiederkehrenden Wartungsverträgen oder größeren Bauprojekten.
Nicht jede B2B-Rechnung ist automatisch betroffen
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter. Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bestehen Ausnahmen. Bei bestimmten steuerfreien Leistungen können ebenfalls abweichende Regeln gelten.
In der Praxis lohnt sich dennoch ein einheitlicher Ablauf. Wenn Angebote, Aufmaße, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen in einer Software zusammenlaufen, lässt sich das passende Rechnungsformat je Kunde auswählen. Das reduziert Doppelarbeit und verhindert, dass Daten aus dem Baustellenbericht später manuell in eine XML-Datei übertragen werden müssen.
Welche Angaben müssen in einer XRechnung enthalten sein?
Eine XRechnung enthält die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung nach Umsatzsteuerrecht: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vollständige Adressdaten, Netto- und Steuerbeträge sowie eine klare Leistungsbeschreibung. Bei Bau- und Ausbauleistungen sollte die Beschreibung nachvollziehbar auf Auftrag, Aufmaß, Nachtrag oder Abschlagsvereinbarung Bezug nehmen.
Zusätzlich verlangt das strukturierte Format technische und organisatorische Angaben. Dazu können die Leitweg-ID, Bestellnummer, Vertragsnummer, Projektreferenz, Zahlungsbedingungen oder eine Lieferantennummer gehören. Welche Felder verpflichtend sind, hängt vom Empfänger und vom Rechnungsprofil ab.
Gerade bei Abschlags- und Schlussrechnungen ist eine saubere Zuordnung entscheidend. Der öffentliche Auftraggeber muss erkennen können, auf welches Bauvorhaben sich die Rechnung bezieht, welche Abschläge bereits abgerechnet wurden und welcher Restbetrag offen ist. Eine formal gültige XML-Datei ersetzt keine nachvollziehbare Baustellenabrechnung.
So vermeiden Handwerksbetriebe typische Ablehnungen
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Erstellen der Datei, sondern durch unvollständige Stammdaten oder einen ungeklärten Rechnungsweg. Besonders häufig werden Rechnungen zurückgewiesen, wenn die Leitweg-ID fehlt, die Bestellnummer nicht angegeben ist, die falsche Rechnungsempfänger-Adresse verwendet wird oder die Rechnung im nicht akzeptierten Format eingeht.
Auch inhaltliche Fehler bleiben relevant. Eine ungenaue Leistungsbeschreibung wie „Arbeiten laut Auftrag“ reicht bei komplexen Projekten selten aus. Besser ist eine klare Verbindung zwischen Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Nachtrag und Rechnungsposition. Das hilft nicht nur dem Auftraggeber bei der Prüfung, sondern schützt den Betrieb bei Rückfragen und offenen Forderungen.
Vor dem Versand sollte daher ein kurzer Prüfablauf stehen: Stimmen Auftraggeber und Rechnungsadresse? Sind Leitweg-ID und Bestellnummer vorhanden? Ist das verlangte Format ausgewählt? Wurden Leistungszeitraum, Aufmaß und Abschläge korrekt übernommen? Eine Rechnungssoftware sollte diese Angaben möglichst aus dem Auftrag übernehmen und Pflichtfelder vor dem Versand prüfen.
XRechnung im Handwerksalltag richtig organisieren
Für einen einzelnen öffentlichen Auftrag lässt sich eine XRechnung auch über ein Portal erstellen. Bei wiederkehrenden Projekten, Abschlagsrechnungen oder mehreren Bauleitern wird dieser Weg schnell aufwendig. Dann entstehen Medienbrüche zwischen Aufmaß, Baustellendokumentation, Kalkulation und Rechnungsversand - und damit Fehlerquellen.
Praxistauglicher ist ein durchgängiger Prozess: Das Leistungsverzeichnis und der Auftrag bilden die Grundlage, Zeiten und Mengen kommen von der Baustelle, Nachträge werden dem Projekt zugeordnet und die Rechnung übernimmt die geprüften Daten. Anschließend wird je nach Empfänger eine XRechnung, ZUGFeRD-Rechnung oder ein zulässiges Übergangsformat erzeugt. Mit Meine Faktura Cloud lässt sich dieser Ablauf von der Projektakte bis zur Abschlags- oder Schlussrechnung ohne erneute Dateneingabe abbilden.
Die XML-Datei sollte außerdem GoBD-konform archiviert werden. Bei einer XRechnung ist die strukturierte Datei das maßgebliche Original, nicht ein ausgedruckter Beleg oder eine Bildschirmansicht. Sie muss unveränderbar, vollständig und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, sollte die XRechnung nicht als Sonderfall behandeln, der erst am Ende des Projekts auftaucht. Legen Sie Rechnungsformat, Leitweg-ID und Bestellbezug direkt bei der Auftragserfassung an. Dann bleibt die Abrechnung auch dann verlässlich, wenn auf der Baustelle bereits der nächste Termin wartet.